Reikwijdte verdwenen e-mailboxen pas kort bewust op netvlies college

16 april 2021 13:10

Door Robert Mienstra

ALMERE - 'Wij kunnen helaas nooit helemaal uitsluiten dat het wissen van de e-mailboxen van oud-bestuurders en – ambtenaren met opzet is gebeurd, maar wij hebben geen enkele aanwijzing dat dit het geval is geweest. Wij betreuren dan ook dat als gevolg van niet- ingevoerd archiefbeleid een deel van de te bewaren mailboxen onbewust is vernietigd', zegt het college van Burgemeester en Wethouders in een schrijven aan de gemeenteraad.

Uit Wob-verzoeken van Omroep Flevoland en Almere DEZE WEEK bleek onlangs dat de mailboxen van oud-bestuurders en –ambtenaren vernietigd, onbereikbaar of onvindbaar waren. Na melding hiervan sloeg de gemeenteraad aan en verzocht om een onderzoek door het college. Uit de resultaten van dat onderzoek blijkt onder meer dat de mailbox van oud-burgemeester Annemarie Jorritsma niet bewaard is 'vanwege onvoldoende mogelijkheden en middelen en omdat de mailbox niet in goede, geordende en toegankelijke staat was gebracht'. Het verdwijnen van deze mailbox is niet actief aan de gemeenteraad gemeld.

Verder blijkt uit het onderzoek dat inmiddels in totaal 43 van de 81 mailboxen die sinds 1 januari 1996 bewaard hadden moeten blijven, geheel of gedeeltelijk zijn teruggehaald. Volgens de Archiefwet 1995, die in werking is getreden op 1 januari 1996, dienen de mailboxen van oud-bestuurders en oud-directeuren permanent bewaard te blijven. Voor de gemeente Almere betekent dit dat vanaf 1 januari 1996 in totaal 81 verdwenen mailboxen bewaard hadden moeten blijven.

Reikwijdte

Op verschillende momenten is in de afgelopen jaren geconstateerd dat beleid voor het bewaren van mailboxen van vertrokken bestuurders en directeuren onvoldoende was doorgevoerd. 'Bij de behandeling van Wob-verzoeken is daarbij op verschillende momenten vastgesteld dat mailboxen van oud bestuurders en oud medewerkers niet teruggevonden konden worden. Ook naar aanleiding van het behandelen van Wob-verzoeken is niet onderzocht en doorgevraagd hoeveel en welke mailboxen nog meer niet bewaard waren gebleven. De reikwijdte van de problematiek van de niet bewaard gebleven mailboxen is daardoor pas in de afgelopen weken duidelijk geworden', schrijft het college

Floriade-mails

Almere DEZE WEEK had in een Wob specifiek gevraagd naar de mails van vier wethouders die van 2010 tot 2013 bij de Floriade betrokken waren. 'Tijdens de zoektocht naar informatie ten behoeve van dit Wob-verzoek, blijkt dat mailboxen van de betreffende vier bestuurders niet gevonden kunnen worden. Enkel de agenda's van deze bestuurders worden gevonden. Het betreft de tweede keer dat ambtelijk geconstateerd wordt dat mailboxen die bewaard hadden moeten worden, niet gevonden worden', schrijft het college. 'Ambtelijk noch bestuurlijk is opdracht gegeven tot het verwijderen van e-mailboxen'. Wie dat dan wel heeft gedaan blijft onduidelijk. Wel zegt het college: 'Wij hebben de raad daar toen niet over geïnformeerd.'

Bij de behandeling van dit Wob-verzoek werden toenmalig wethouder Loes Ypma en burgemeester Franc Weerwind wel geïnformeerd dat e- mailboxen van bepaalde oud-bestuurders niet meer aanwezig waren. Het college trekt het boetekleed aan. 'Op dat moment was het beeld niet volledig. Het beeld was destijds dat het een incident betrof en alleen mailboxen vernietigd waren van de betreffende wethouders. Met de kennis van nu, betreuren wij deze gang van zaken en zijn wij van mening dat wij breder hadden moeten onderzoeken of het om een structurele kwestie ging.'

Het college kan niet zeggen wat de schade van deze zaak is: ' Het is op dit moment nog onduidelijk wat de schade, inhoud en gevolgen zijn ten opzichte van de Floriade. Dit zal pas na de afronding van het onderzoek naar de mailboxen blijken.'

(Foto: AdobeStock)