Geen excuus college voor verwijderde mailboxen

ALMERE - Het college biedt geen excuses aan voor het verwijderen van mailboxen die gearchiveerd hadden moeten worden. Er zijn maatregelen genomen om herhaling te voorkomen en en er wordt een onderzoek ingesteld naar de exacte omvang van de niet-toegankelijke mailboxen. Voor oppositieleider Toon van Dijk is dat niet genoeg: ‘de raad is niet geïnformeerd. Verantwoordelijken moeten hun verantwoording nemen.’

Naar aanleiding van publicaties van Omroep Flevoland en deze krant werd duidelijk dat de gemeente mailboxen die relevante informatie bevatten niet heeft gearchiveerd, maar gewist. Daaronder ook mails die betrekking hadden op de Floriade.

In een brief aan de gemeenteraadsleden laat het college nu weten dat het over de afgelopen tien jaar ‘onvoldoende in staat is om te garanderen dat informatie uit mailboxen volledig is. Deze constatering past binnen het bredere beeld dat op dit moment het informatiebeheer binnen de organisatie niet op het gewenste en ook wettelijk vereiste niveau is.’, aldus het college.

Wettelijke plicht

De wettelijke plicht met betrekking tot het bewaren of archiveren van informatie in mailboxen is in 2016 vastgesteld in het gemeentelijk beleid rondom het bewaren van e-mailomgevingen. De mailboxen van ambtenaren worden drie maanden na hun vertrek gewist. Een uitzondering geldt voor leden van de gemeenteraad en het college, bestuurlijke commissies en Rekenkamer, de gemeentesecretaris, de concerndirectie en de raadsgriffier. De mailboxen van deze groepen moeten permanent bewaard worden.

‘Bij het omzetten van werkplekken in 2018 en bij de behandeling van verzoekschriften in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) is in 2020 geconstateerd dat het vastgestelde beleid voor het verwijderen van mailboxen na beëindiging van de betrekking van een medewerker niet goed is ingevoerd en gecontroleerd’, schrijft het college. ‘Eveneens is in 2020 vastgesteld dat eerder veiliggestelde mailboxen van uitgezonderde groepen zoals oud-bestuurders niet meer bereikbaar zijn.’

Geen excuses

In de raadsbrief worden geen excuses aangeboden. Wel stelt het college dat er maatregelen zijn genomen om herhaling te voorkomen. ‘Per juni 2020 is een noodproces ingericht en zijn de secretariaten geïnformeerd over de bewaarprocedure van mailboxen. Daarnaast wordt het correcte werkproces momenteel, mede in het kader van het verbetertraject informatiebeheer, geïmplementeerd in de gehele organisatie. Tot slot wordt een onderzoek uitgezet naar de exacte omvang van de niettoegankelijke mailboxen.’

PVV

Voor oppositieleider Toon van Dijk van de PVV is de raadsbrief niet voldoende. “Excuses zijn onvoldoende. De verantwoordelijken moeten hun consequenties trekken. De laatste raadsbrief dateert van juni 2020. Daarin staat dat er bestanden dreigden kwijt te raken. Maar dat was dus toen al lang en breed het geval. Het komt er dus op neer dat wij als gemeenteraad niet zijn geïnformeerd hierover. In het debat wat ik heb aangevraagd zal daar duidelijkheid over moeten komen.”

Lees ook: PVV vraagt debat aan over verdwenen mailboxen